Ganz ehrlich : Eine Veranstaltung in Berlin zu planen kann sich anfühlen wie ein kleiner Marathon. Die Stadt bietet unfassbar viele Möglichkeiten, aber genau das macht’s manchmal tricky. Wo anfangen ? Was kostet das Ganze wirklich ? Und wie verhindert man, dass der Abend am Ende eher so “okay” statt “wow” wird ?
Wenn du gerade genau diese Fragen googelst – willkommen, du bist nicht alleine. Und ja, es gibt ein paar sehr konkrete Schritte, die dir den ganzen Prozess deutlich leichter machen.
1. Klär zuerst, was du eigentlich willst (klingt simpel, ist es aber nie)
Bevor du über Locations oder Deko nachdenkst : Wie soll sich der Abend anfühlen ?
Klingt vielleicht ein bisschen emotional, aber in Berlin macht das den Unterschied. Willst du einen ruhigen, kunstvollen Abend ? Oder eher Performance, Musik, Leute, die viel reden, viel lachen ?
Ich habe mal ein kleines Literatur-Event in Mitte organisiert. Ganz ohne klare Vision. Ergebnis : tolle Gäste, aber das Programm wirkte wie drei verschiedene Abende auf einmal. Seitdem frage ich mich vorher immer : Was ist der Kern ?
2. Finde eine Location, die zu deiner Stimmung passt – nicht nur zu deinem Budget
Berlin ist voll von Räumen, die Charakter haben. Und manche wirken erst live, nicht auf Fotos.
Ein paar Beispiele für typische Stimmungen (ohne irgendwas zu erfinden):
- ein kleiner Hinterhofraum in Mitte für intime Lesungen
- ein Studio oder Loft in Neukölln für experimentelle Performances
- ein klassischer Saal mit Bühne, wenn du wirklich “Theaterabend” willst
Frage dich : Passt dein Programm zur Akustik, Größe und Atmosphäre ?
Ein DJ in einem Raum mit niedriger Decke und dicken Wänden ? Funktioniert. Eine zarte Solo-Performance dort ? Eher schwierig.
3. Budget : Rechne ehrlich (und mit Puffer, wirklich)
Viele verkalkulieren sich, weil sie nur an Raummiete und Technik denken. Aber Berlin hat versteckte Zusatzkosten. Zwei Beispiele, die ich aus Erfahrung gelernt habe :
- Technikpersonal: Manche Räume verlangen eigenes Hauspersonal. Zählt oft extra.
- Catering: Selbst “ein paar Snacks” können schnell teurer werden, wenn du für 40 oder 60 Gäste planst.
Eine realistische Basisrechnung für ein kleines Kultur-Event (kein Luxus, kein Billigkram):
- Location : 300–1.000 € je nach Größe und Lage
- Technik + Betreuung : 150–400 €
- Snacks & Getränke : 5–15 € pro Person
- Deko & Kleinkram : 50–150 €
Und dann : Mindestens 10–20 % Puffer. Wirklich. Irgendwas geht immer schief oder kostet überraschend mehr.
4. Das Programm : Halte es klar, lebendig und nicht zu voll
Gerade in Berlin haben Menschen eine kurze Aufmerksamkeitsspanne. Nicht aus Desinteresse – es gibt einfach zu viel zu sehen. Also : Weniger ist oft mehr.
Frag dich selbst : Was müssen die Leute erleben, damit sie später darüber sprechen ?
Eine gute Faustregel :
– Ein roter Faden.
– Ein paar Höhepunkte.
– Luft zum Atmen, Reden, Rumstehen, Schauen.
Ich habe einmal einen Abend erlebt, bei dem fünf Acts hintereinander kamen. Ohne Pause. Es war spannend, ja, aber nach dem dritten Programmpunkt spürte man diese typische Berliner “okay… reicht jetzt”-Stimmung. Plan also Raum für Pausen ein.
5. Kommunikation : Sag den Leuten klar, worauf sie sich einlassen
Berlin ist spontan. Aber selbst spontane Leute wollen wissen, ob sie frieren, schwitzen oder zwei Stunden stehen müssen.
Gib also immer an :
- Uhrzeiten (realistische, nicht Wunschzeiten)
- ob es Sitzplätze gibt
- ob es laut wird
- wann der Hauptteil stattfindet
Ich finde, Transparenz ist bei Events hier in der Stadt fast schon eine Art Respektform. Es erspart dir hundert Nachfragen und macht die Leute entspannter.
6. Die größten Fehler, die du vermeiden solltest
Zu spät anfangen. Klassiker. Und nein, Berlin “lebt von Spontanität” heißt nicht, dass Technik oder Personal last minute verfügbar sind.
Die Location nach Fotos auswählen. Echt : geh hin. Die Stimmung vor Ort entscheidet.
Zu viel Programm. Ein Abend ist kein Festival.
Keine klaren Verantwortlichkeiten. Wenn du jemanden hast, der “irgendwie alles ein bisschen macht”, dann macht am Ende niemand irgendwas richtig.
Budget ohne Puffer. Habe ich schon erwähnt, oder ? Es ist wichtig.
7. Und am Ende : Hör auf dein Gefühl
Berlin ist eine Stadt, in der kleine kulturelle Momente schnell sehr groß werden können, wenn sie authentisch sind. Wenn etwas sich für dich nicht stimmig anfühlt, dann stimmt es meistens auch nicht. Und umgekehrt : Wenn du bei einer Idee plötzlich dieses kleine Kribbeln hast – geh dafür.
Also : Was für ein Event planst du gerade ? Eine ruhige Lesung ? Ein lebendiger Kulturabend ? Eine Mischung ?
Wenn du magst, kannst du dein Konzept im Kopf gerade einmal kurz durchspielen. Passt alles zusammen ? Falls nicht : jetzt wäre der perfekte Moment, es glattzuziehen.
Berlin belohnt Mut und Klarheit. Und eine gute Vorbereitung. Beides zusammen ist schwer zu schlagen.