Ein kulturelles oder festliches Event zu organisieren ist aufregend – und ehrlich gesagt auch ein bisschen beängstigend. Man sieht den vollen Saal vor sich, das Licht geht an, die Leute lachen. Und dann, zack, kommt die Realität : Budget, Zeitdruck, tausend Details. Wenn du schon mal ein Konzert, eine Theateraufführung oder ein Vereinsfest organisiert hast, weißt du genau, wovon ich rede. Die gute Nachricht : Mit einer klaren Checkliste sinkt der Stresspegel deutlich. Wirklich.
Was mir persönlich schon mehr als einmal den Kopf gerettet hat : alles frühzeitig sortieren. Ort, Timing, Technik, Publikum. Selbst die Suche nach einer passenden Location wird entspannter, wenn man weiß, wo man schauen kann – zum Beispiel über Plattformen wie https://www.salle-reception.net, um verschiedene Optionen zu vergleichen. Kurz gesagt : tief durchatmen, strukturieren, loslegen.
1. Die Idee klären (bevor du kopflos losrennst)
Klingt banal, wird aber ständig übersprungen. Was ist das eigentliche Ziel deines Events ? Willst du Künstler :innen sichtbar machen ? Menschen zusammenbringen ? Einnahmen erzielen ? Stimmung schaffen ?
Stell dir ganz konkret diese Fragen :
- Welche Art von Event ist es genau (Konzert, Theater, Ausstellung, Party …)?
- Für wen ist das Ganze gedacht ? Stammgäste, Familien, Neugierige ?
- Welche Atmosphäre willst du wirklich ? Intim, ausgelassen, professionell ?
Ohne diese Klarheit bastelt man später an allem herum. Und ehrlich, das ist die größte Stressquelle überhaupt.
2. Die Location : Traumort oder logistischer Albtraum ?
Ach, die Location. Entweder sie trägt das Event – oder sie bringt dich kurz vorher an den Rand des Wahnsinns. Zu klein, zu teuer, schlecht ausgestattet, und plötzlich wird alles kompliziert.
Check unbedingt :
- Die tatsächliche Kapazität (sitzend, stehend, gemischt)
- Erreichbarkeit (ÖPNV, Parkplätze, Barrierefreiheit)
- Zeitliche Vorgaben und Lärmschutz
- Vorhandene Technik (Ton, Licht, Bühne)
Erfahrung aus der Praxis : Besichtige den Ort möglichst zur Uhrzeit deines Events. Licht, Geräusche, Stimmung – das fühlt sich abends oft ganz anders an.
3. Budget : Lieber früh rechnen als später schwitzen
Niemand liebt Budgetpläne. Aber sie retten dich vor bösen Überraschungen.
Schreib wirklich alles auf, auch die scheinbaren Kleinigkeiten :
- Raummiete
- Gagen
- Technik und Personal
- Kommunikation und Druckkosten
- Versicherungen, GEMA, Sicherheit
Und bitte : Plane eine Reserve ein. Mindestens 10 %. Es gibt immer etwas, womit man nicht gerechnet hat.
4. Zeitplan : Dein bester Freund gegen Stress
Ein sauberer Ablaufplan wirkt fast beruhigend. Man sieht, was wann passieren muss – und schläft besser.
Wichtige Fixpunkte :
- Location buchen
- Verträge abschließen
- Start der Kommunikation
- Technische Deadline
- Eventtag inkl. Auf- und Abbau
Wenn du gerade denkst „das mache ich später“ – nein. Jetzt.
5. Technik & Logistik : Hier entscheidet sich alles
Zu leiser Ton, falsch gesetztes Licht, ein Mikrofon, das pfeift. Ist mir alles schon passiert. Und jedes Mal denkt man vorher, man sei vorbereitet.
Kurz-Check :
- Technische Anforderungen der Künstler :innen
- Sound- und Lichtcheck vor Einlass
- Erfahrene technische Betreuung vor Ort
- Einen Plan B für den Notfall
Pro-Tipp : Sei früher da, als du denkst, dass es nötig ist. Immer.
6. Kommunikation : Wenn niemand davon weiß, kommt auch niemand
Das beste Event ohne Publikum tut weh. Sprich darüber – aber klar und gezielt.
- Klare Infos : was, wann, wo, für wen
- Einfach verständliche, saubere Visuals
- Regelmäßige Erinnerungen (ohne zu nerven)
Frag dich ehrlich : Würde ich selbst dafür meine Couch verlassen ?
7. Der Eventtag : Kontrolle abgeben – ein bisschen
Es wird nicht alles perfekt laufen. Und das ist okay. Entscheidend sind Atmosphäre, Freundlichkeit, Energie.
Denk an :
- Einen klaren Empfang
- Feste Ansprechpartner :innen
- Wasser. Viel Wasser.
Atmen. Umschauen. Den Moment genießen. Dafür machst du das doch.
8. Nach dem Event : Nicht einfach abhaken
Nach dem Abbau will man nur noch schlafen. Verständlich. Aber nimm dir kurz Zeit und notiere, was gut lief – und was nicht.
Beim nächsten Mal wirst du dir selbst dankbar sein.
Fazit : Eine gute Checkliste ist keine Einschränkung. Sie schafft Freiheit im Kopf. Weniger Stress, mehr Freude. Und genau darum geht es doch bei Kultur- und Festevents, oder ?